Finanzamt: Post zu spät, Frist verpasst? So reagieren Sie richtig
Berlin. Viele Menschen werden es noch kennen: Die Postzustellerin oder der -zusteller kam täglich außer am Sonntag vorbei. Pünktlich zur gewohnten Uhrzeit fanden sie dann Briefe, Karten und Zeitschriften in ihrem Briefkasten.
Längst sind viele dieser Sendungen von E-Mails verdrängt worden, die ihre Empfänger nur doch digital erreichen. Auch die Postdienstleister haben zum Teil die Zustellung eingeschränkt und liefern nur noch an fünf Tagen aus.
Zum Problem kann das werden, wenn es bei bestimmten Schreiben auf Antwortfristen ankommt.
Einspruchsfrist bei Post vom Finanzamt
Wie wichtig die Kenntnis des konkreten Zustelltags sein kann, zeigt ein Fall, über den der Bundesfinanzhof (BFH) zuletzt entschieden hat (Az.: VI R 18/22). Dabei ging es um die Frage, ob die Steuerberaterin einer Frau die Frist für den Einspruch gegen den Einkommensteuerbescheid eingehalten hatte.
Diesen Bescheid gab das zuständige Finanzamt am Freitag, 15. Juni 2018, in die Post. Die Empfängerin nahm das Schreiben am darauffolgenden Dienstag, dem 19. Juni 2018, aus ihrem Briefkasten und leitete es umgehend per Fax an ihre Beraterin weiter.
Von dort ging am 19. Juli der Einspruch an das Finanzamt. Die Behörde wies diesen jedoch als unzulässig zurück, da er sie nach ihrer Einschätzung einen Tag zu spät erreicht hatte und die einmonatige Einspruchsfrist am 18. Juli abgelaufen war. Denn nach der gesetzlichen Zugangsvermutung gilt ein schriftlicher Verwaltungsakt drei Tage nach Postaufgabe als zugestellt. Das wäre im vorliegenden Fall der 18. Juni gewesen.
Gegen die Entscheidung der Finanzbehörde klagte die Frau vor dem Finanzgericht Berlin-Brandenburg. Dabei gab sie an, dass der zuständige Postdienstleister in ihrem Wohngebiet an höchstens fünf Tagen in der Woche Post ausliefert. Vor diesem Hintergrund kamen die Richter zu dem Schluss, dass die Dreitagesfrist der Zugangsvermutung in diesem Fall nicht anwendbar war.
Da das Finanzamt die frühere Zustellung nicht belegen konnte, nahm das Gericht als Termin der Bekanntgabe des Einkommensteuerbescheids den 19. Juni 2018 an. Demnach wäre der Einspruch der Steuerberaterin fristgerecht erfolgt.
Zugangsvermutung nur durch begründete Zweifel widerlegbar
Anders als die Vorinstanz bewertete der Bundesfinanzhof den Fall jedoch in der anschließenden Revision. Dabei wiesen die Richter darauf hin, dass sich die Zugangsvermutung nur dann widerlegen lässt, wenn konkrete Tatsachen dafür sprechen. Der Hinweis auf die Zustellgewohnheiten des Postdienstleisters vor Ort allein reiche nicht aus, um Zweifel am Dreitageszeitraum zu begründen. Dies gelte selbst dann, wenn die Auslieferung grundsätzlich nicht an allen Werktagen erfolge und sogar ein Wochenende eingeschlossen sei.
Erschwerend kam hinzu, dass die Frau bis zum fraglichen Montag beruflich abwesend war. In dieser Zeit hatte sie ihre Mutter und eine Freundin damit beauftragt, ihren Briefkasten zu leeren. Entsprechend hätte sie in ihrer Klage vorbringen können, dass beide den Brief des Finanzamts am Montag nicht in der Post vorgefunden hätten.
Dies galt umso mehr, da sie selbst den Zugang aufgrund ihrer Abwesenheit nicht ausschließen konnte. Als begründete Zweifel an der Zustellvermutung hätte der Verweis auf die beauftragten Personen jedoch gereicht.
Das Gesetz sieht vor, dass die zuständige Behörde sowohl den Zugang eines Verwaltungsakts als auch dessen Zeitpunkt grundsätzlich nachweisen muss. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass ein Empfänger Tatsachen vorbringt, die die Zustellung überhaupt oder den Zugang in angemessener Frist zweifelhaft erscheinen lassen. Ausdrücklich wiesen die Richter in diesem Zusammenhang jedoch darauf hin, dass dies nicht zu einer Umkehrung der Beweislast führen darf.
Praxistipp: Viertagesfrist ersetzt Dreitagesfrist
Ab dem Jahr 2025 gilt für die Zugangsvermutung von Einkommensteuerbescheiden und anderen Verwaltungsakten statt der Drei- eine Viertagesfrist. Grund dafür ist das im Juni 2024 verabschiedete Postmodernisierungsgesetz, das längere Brieflaufzeiten erlaubt. Endet die Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich ihr Ablauf auf den nächsten Werktag.
Die veränderten Fristen haben allerdings keinen Einfluss auf die übrigen Feststellungen des Bundesfinanzhofs. Das heißt, zur Berechnung von Einspruchsfristen gilt grundsätzlich jetzt die Viertagesfrist. Erfolgt der Zugang später, müssen Steuerpflichtige konkrete Belege vorlegen oder schlüssige Tatsachen benennen, die Zweifel an der fristgerechten Zustellung wecken.
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