Datenspeicherung: Finanzämter müssen archivierte Daten auf Anfrage offenlegen
Berlin. Datenschutz ist in Deutschland ein wichtiges Gut. Entsprechend hoch sind die Anforderungen, die an Behörden und Unternehmen gestellt werden, wenn sie personenbezogene Daten erheben. Wer wissen möchte, welche Daten dort über ihn oder sie gespeichert sind, kann seinen Auskunftsanspruch geltend machen.
Dies regelt seit 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Strittig kann dabei sein, welchen Aufwand eine entsprechende Anfrage auslösen darf.
Zuletzt hatte der Bundesfinanzhof über ein sehr umfangreiches Auskunftsverlangen gegenüber einem Finanzamt zu entscheiden (Az.: IX R 25/22). Dabei hatte ein Vorstand sich auf Artikel 15 Abs. 1 DSGVO berufen und zunächst verlangt, dass die Behörde ihm „Ablichtungen aller gespeicherten Informationen“ in Zusammenhang mit der von ihm geführten AG überlässt.
Daraufhin erhielt er verschiedene Übersichten aus Grunddaten, Bescheiddaten und E-Daten. Diese reichten ihm jedoch nicht aus, da darin nicht alle in der Finanzbehörde vorliegenden Unterlagen enthalten waren.
Hoher Aufwand bei Auskunftsverlangen an Finanzamt
Die Rückmeldung des Vorstands wertete das Finanzamt als Antrag auf allumfassende Akteneinsicht. Daraufhin erweiterte der Mann sein Auskunftsverlangen und wünschte zusätzlich Angaben zu sämtlichen über seine Person gespeicherten Daten.
Er klagte vor dem Thüringer Finanzgericht gegen das Angebot der Behörde, die Akteneinsicht nur vor Ort zu gewähren. Sein Ziel dabei war, stattdessen Kopien der vorliegenden Informationen zu erhalten.
Während des laufenden Verfahrens erhielt der Mann schließlich vom Finanzamt eine Übersicht in Bezug auf eine atypische stille Gesellschaft, an der er ebenfalls in Zusammenhang mit der AG beteiligt war. Der Kläger erwartete vom Gericht jedoch ein Urteil, das ihm deutlich umfangreichere Auskünfte zugestehen würde.
So verlangte er zum Beispiel auch Details zu den Verarbeitungszwecken und den Kategorien der verarbeiteten Daten. Außerdem forderte er Informationen zur Speicherdauer und zu einem Recht auf Löschung der beim Finanzamt gespeicherten Angaben.
Hoher Aufwand ist kein pauschaler Hinderungsgrund
Nachdem der Vorstand mit seiner Klage vor dem Finanzgericht ohne Erfolg blieb, legte er Revision beim Bundesfinanzhof ein. Die dortigen Richter hoben das Urteil der Vorinstanz schließlich auf. Ihre Entscheidung begründeten sie damit, dass die Thüringer zwar den Rechtsanspruch des Mannes auf Auskunft anerkannt hatten.
Ihr Rechtsfehler habe jedoch darin bestanden, dass sie das Verlangen als mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden einstuften.
Eine Begrenzung von Auskunftsverlangen sieht die DSGVO allerdings nicht vor. Dies gilt auch dann, wenn wie im vorliegenden Fall keine sachliche oder zeitliche Einschränkung bei der Anfrage vorgenommen wird. Immerhin soll das Auskunftsrecht dazu dienen, dass Personen in regelmäßigen Abständen eine Information zu den von ihnen gespeicherten Daten erhalten und deren Rechtmäßigkeit prüfen können.
Dass der Mann die vom Finanzamt angebotene Akteneinsicht abgelehnt hatte, wertete der Bundesfinanzhof dabei nicht als missbräuchlich eingesetztes Auskunftsverlangen. Vielmehr wiesen sie darauf hin, dass beide Vorgänge nicht gleichbedeutend einzuschätzen seien. Entsprechend war die Behörde dem eigentlichen Anliegen des Vorstands nicht nachgekommen.
Vorgehen bei exzessiven Anträgen
Grundsätzlich können Auskunftsverlangen jedoch auch als exzessiv eingestuft werden. Voraussetzung dafür ist eine häufige Wiederholung eines Antrags. Wäre dies bei dem Vorstand der Fall gewesen, hätte das Finanzamt mehrere Handlungsoptionen gehabt.
Eine Möglichkeit bestehe darin, die gewünschten Auskünfte zu verweigern. Alternativ könnte die Behörde ein angemessenes Entgelt verlangen. Dabei müsse sie allerdings den Nachweis darüber erbringen, dass es sich bei dem Wunsch nach Auskunft tatsächlich um ein exzessives Auskunftsverlangen handele.
Praxistipp: Welche Daten dem Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO unterliegen
Ein Anspruch auf Auskunft besteht nach der DSGVO in Bezug auf personenbezogene Daten, die ein Unternehmen oder eine Behörde speichert und verarbeitet.
Beim Finanzamt gehören dazu sämtliche Informationen zur Durchführung des Besteuerungsverfahrens, die in Papierform vorgehalten werden.
Hinzu kommen E-Mails sowie eventuell vorhandene sonstige Dokumente oder Besprechungsprotokolle. Zu beachten ist im Rahmen des Auskunftsanspruchs allerdings, dass dieser durch Rechte anderer begrenzt sein kann.
Ist dieser Steuertipp interessant für Sie? Weitere Beiträge finden Sie bei unserem Kooperationspartner Haufe.de.
Erstpublikation: 13.05.2025, 15:13 Uhr.