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Homeoffice

Meetings in der Coronakrise Live-Schalte mit dem Chef – So überzeugen Sie bei Videokonferenzen

Konferenzen übers Telefon oder per Video haben ihre Tücken. Doch wer die Regeln kennt, erwirbt wichtige Fähigkeiten – auch für die Zeit nach der Pandemie.
26.03.2020 - 16:29 Uhr Kommentieren
Auch von zu Hause aus kommen Meetings nicht ohne Regeln aus. Quelle: Birgit Schoessow
Videokonferenzen

Auch von zu Hause aus kommen Meetings nicht ohne Regeln aus.

(Foto: Birgit Schoessow)

Düsseldorf Mit einem Piepton betritt der Chef die Videokonferenz – so weit, so gut. Das aber bleibt das Einzige, was in diesem digitalen Meeting funktionieren wird.

Mitarbeiter Paul deutet auf sein Ohr, er kann nichts hören. Tyler, der sich hinzuschaltet, klingt wie ein Roboter und besteht optisch auf dem Bildschirm nur aus Pixeln – das Hotel-WLAN ist zu schwach. Kollegin Beth ist zu spät, weil sie das Programm noch aktualisieren musste. John steht im Stau, meldet sich telefonisch, Lkw-Geräusche dröhnen.

Immerhin: Alle sind irgendwie da. Als Tyler die Geschäftszahlen vorstellt, friert das Bild erst ein, dann bricht es ganz ab. Ein Geräusch zeugt davon, dass jemand in der Runde noch schnell eine E-Mail verschickt. Dann laufen schreiende Kinder durchs Bild, Stimmen hallen – die Konzentration ist dahin. Genervt beendet der Chef das Meeting.

Zugegeben: Der Clip zweier US-Komiker, die damit für einen Videokonferenzanbieter werben, mag ein wenig übertrieben sein. Aber er kommt der Wahrheit schon sehr nahe. Denn so oder so ähnlich laufen derzeit in den Unternehmen Tausende von Meetings ab.

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    In Zeiten von Corona haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Doch Manager und Mitarbeiter müssen sich weiterhin besprechen, müssen Aufgaben verteilen und Strategien vereinbaren.

    Meetings über Video oder Telefon boomen. So beobachtet etwa der Betreiber des weltgrößten Internetknotens in Frankfurt, DE-CIX, 100 Prozent mehr Datenverkehr als vor der Corona-Pandemie. Und Vodafone teilt mit, dass es im Festnetz derzeit 45 Prozent mehr Telefonate gibt als zuvor.

    Das Problem: Nicht jedem sind die Regeln für eine gelungene virtuelle Konferenz vertraut. „Viele solcher Konferenzen erreichen das gewünschte Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden und Teilnehmer technisch überfordert sind. Sie schreiben nebenher Mails oder kommen zu spät“, sagt Josephine Hofmann, die beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation zum Thema Führungskonzepte und flexible Arbeitsformen forscht.

    Schon bei Präsenzbesprechungen, das zeigt eine Studie der Harvard-Universität, haben 70 Prozent der Manager den Eindruck, keine konkreten Ergebnisse erzielt zu haben. Ganz nach dem Motto: viel besprochen, wenig gelöst. Genau dieses Problem wird mittels modernster Technik derzeit eher größer als kleiner.

    Das aber muss nicht sein. Denn richtig durchgeführt, könnten virtuelle Meetings sogar effizienter ablaufen, sagt Hofmann. Damit wäre die Krise sogar eine Chance. „Corona wird bei vielen Unternehmen einen Wandel anstoßen und dafür sorgen, dass künftig mehr Besprechungen am Telefon und per Video ablaufen“, sagt sie.

    Mitarbeiter müssen nun lernen, wie sie in Videokonferenzen souverän auftreten. Und die wichtige Aufgabe der Manager ist es, für mehr Disziplin in der virtuellen Konferenz zu sorgen. Wie das gelingt? Tipps aus der Praxis:

    Video- oder Telefonkonferenz?

    Eugenio Pace sitzt pro Woche in drei Dutzend Videokonferenzen. Für ihn ist es die einzige Möglichkeit, sich mit seinen 650 Mitarbeitern auszutauschen, die verstreut in 30 Ländern sitzen, der Großteil arbeitet von zu Hause aus – nicht erst seit der Coronakrise.

    Pace gründete 2013 den Identitätsanbieter Auth0. Das Unternehmen ermöglicht Registrierungsprozesse auf Websites und arbeitet hierzulande mit 130 Firmen zusammen, etwa mit Siemens. Um Talente auf der ganzen Welt zu gewinnen, setzte Pace auf mobile Arbeit.

    Der Chef des Identitätsanbieters Auth0 sitzt pro Woche in drei Dutzend Videokonferenzen. Quelle: Auth0
    Eugenio Pace

    Der Chef des Identitätsanbieters Auth0 sitzt pro Woche in drei Dutzend Videokonferenzen.

    (Foto: Auth0)

    So können seine Erfahrungen denen helfen, die seit wenigen Tagen virtuell konferieren müssen. Paces Ratschlag: Videoschalten nutzen, selbst im bilateralen Gespräch. „Es ist fundamental, den Kollegen ins Gesicht zu schauen, um deren Stimmung zu verstehen und eine bessere Verbindung aufzubauen“, sagt der 50-jährige Manager, der zuvor für Microsoft arbeitete.

    Nebenbei zwinge ihn die Videotelefonie dazu, auch bei der Arbeit in den heimischen vier Wänden das Business-Outfit anzuziehen. „Dadurch komme ich besser in den Arbeitsmodus“, sagt er.

    Auch Experten raten zur Videoschalte. „So können die Teilnehmer zielgerichteter diskutieren und sind besser in die Entscheidung eingebunden“, sagt Hofmann. Zwar seien Telkos schneller vorbei, dafür diskutierten aber häufig auch nur zwei oder drei Teilnehmer mit. Der Rest gieße etwa seine Blumen oder checke Mails. Das entfällt in einer Videoschalte

    Zudem lasse sich das Gespräch dort leichter steuern, urteilt Hofmann: „Der Moderator sieht, ob die Kollegen skeptisch schauen oder jemand durch die Körperhaltung andeutet, etwas sagen zu wollen.“ Telefonate seien besser geeignet in kleinen Teams, die sich gut kennen und nur schnell etwas abstimmen müssen.

    Vor allem bei emotionalen, konfliktbeladenen oder vertraulichen Gesprächen raten Experten dazu, sich persönlich zu treffen. Nur eben in diesen Tagen nicht. „Das persönliche Gespräch ist nicht zu ersetzen“, sagt auch Auth0-Chef Pace. Zur jährlichen Zusammenkunft der Mitarbeiter würden sich deshalb alle eine Woche lang treffen, um sich einmal gründlich auszutauschen.

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